Отзывы о БиоТайм

Наша компания использует в целях учета рабочего времени систему BioTime уже почти год. Было, конечно, немало проблем в связи с переходом на автоматизированную систему учета рабочего времени, но, в целом, результат оправдал свои ожидания.

Сразу оговорюсь, в нашей компании принципиально важно соблюдать трудовую дисциплину, быть пунктуальным, собранным и не нарушать ПВТР, с теми, кто не готов принимать эти правила, мы расстаемся. В компании установлено, что начало рабочего дня — это время, когда ты уже находишься на своем рабочем месте за включенным компьютером (для менеджеров) или рядом с автомобилем, зажигание которого уже включено (для водителей), т.е. ты должен к началу рабочего времени привести себя в порядок, выпить, если желаешь, чашечку кофе и пр.

Отмечу и то, что решение установить автоматизированную систему учета рабочего времени было вызвано отнюдь не единственным желанием применения фискальных, контрольно-надзорных мер. Мы в основу решения закладывали следующие принципы: автоматизация процесса, использование человекосберегающих ресурсов, объективность данных, снижение уровня человеческого фактора и т.п.

Что мы имели до установки системы:

Отделы нашей компании находятся в разных строениях, удаленных друг от друга приблизительно на 300-600 метров. Для учета рабочего времени использовались журналы, в которых каждое утро расписывались приходящие на работу сотрудники. В учетное время ответственный по отделу должен был отводить черту, после чего все расписавшиеся ниже считались опоздавшими, за исключением ситуаций, когда сотрудник с утра находился в местной командировке, о чем в этом же журнале делалась соответствующая отметка. В конце каждого месяца табельщик отдела сводил все данные в табель, далее секретарь сводил табели отделов в единый табель организации для предоставления в бухгалтерию, и все это делалось фактически вручную. Выбирать данные о присутствии из журналов было мучительно неудобно, и занимало уйму драгоценного времени. Кроме всего прочего на лицо были следующие проблемы:

• часы в отделах и у каждого сотрудника настроены по-разному, поэтому каждый считал себя прибывшим на работу вовремя,

• табельщики забывали подвести черту в журнале,

• имело место и «выгораживание» своих (мягко говоря), сведения/докладные на опоздавших из некоторых отделов не подавались (особенно из сильно удаленных от дирекции отделов).

Что мы имеем сейчас:

Во-первых, действует единая АСУРВ (автоматизированная система учета рабочего времени) для всех отделов, т.е. сотрудники отмечаются на терминалах в своих отделах, а все сведения стекаются к администратору через сервер. Кроме этого, система позволяет вести два табеля, что принципиально для нашей компании, т.к. есть возможность раздельно вести учет рабочего времени для начисления окладной и премиальной частей заработной платы (у нас — это довольно сложная система, я не буду на ней останавливаться, просто отмечу, что АСУВР — это большое подспорье для нас).

Во-вторых, получаемые сведения объективны, что соответствует принципу, закладываемому изначально.

В-третьих, все работники предупреждены, что BioTime осуществляет округление до 5 минут, т.е. если сотрудник пришел на работу на одну минуту позже в табеле будет отражено опоздание в пять минут, и это, на мой взгляд, правильно, т.к. сотрудник фактически приступит в этом случае к работе не ранее чем, через 3-5 минут.

Трудности, с которыми пришлось столкнуться:

1. Как и любое изменение, это процесс не протекал без сопротивления (отголоски сопротивления доносятся и сейчас), причем сопротивление изменениям наблюдалось как со стороны «простых» сотрудников, так и со стороны руководителей отделов. Минимум проблем в этом плане при приеме на работу новых сотрудников, они изначально принимают те условия, которые им предлагаются.

2. Не у всех сотрудников считывается рисунок папиллярных линий. В основном, это сотрудники пенсионного возраста, и здесь ничего не поделаешь, мы пошли на уступки и позволили одному их сотрудников не отмечаться, но возникла у нас проблема и с инженером (оговорюсь сразу, он не чертежник, а скорее мастеровой, который делает все сам своими руками), т.е. и здесь нам пришлось принять то, что есть. Мы не решились устанавливать систему, которая работает при использовании карточек, т.к. есть вероятность все тех же искажений данных, путем передачи карточки другому сотруднику и т.д., просто секретарь вносит сведения о приходе на работу и об уходе с работы двух сотрудников, и все вопросы на этом исчерпываются.

3. В нашей компании нет человека, который бы сидел на вахте за компьютером, говоря отмечающимся сотрудникам «пришли» они или «ушли», а терминал для идентификации расположен удаленно от монитора компьютера, на котором высвечивается информации о том или ином состоянии. В связи с этим, отмечающиеся сотрудники не получали информацию об идентификации непосредственно у терминала, что вызывало определенное недовольство и создавало стрессовую ситуацию. Нами был найден выход из этой ситуации, безусловно, потребовались дополнительные усилия для ее решения (трудовые, финансовые, временные). Мы решили эту проблему посредством установки звуковых динамиков, настройки разных звуковых сигналов на приход и уход (а это важно, чтобы сигналы были разные) и настройки этих сигналов на программу BioTime.

Больше, в общем-то, проблем с самой системой не было, были и остаются проблемы, связанные с работой сервера компании, но это все решаемо и к BioTime(у) не имеет отношения. Работать с системой очень просто, операций для внесения новых сведений делается немного, мне нравится интерфейс программы (все ярко, доступно), ее легко воспринимают сотрудники, которые вынуждены, например, подменить секретаря в случае его отсутствия и пр. Наши рекомендации по адаптации программы под нашу компанию были учтены еще на этапе апробации системы (у нас этот этап занял приблизительно 2-3 месяца) и сейчас мы успешно работаем с программой. Подкупает креативность программистов, которые создали и постоянно дорабатывают эту систему, их открытость тому, что могут предложить пользователи программы в целях оптимизации ее свойств и функций. Оперативность в решении каждой проблемы отдельного пользователя — это огромное преимущество и сильная сторона BioLink Solutions — компании-разработчика программы BioTime.

Большое спасибо,
Начальник административного отдела ООО «ГЕМ»
Ракетова Вера Фаликовна
Тел.: (495) 614-46-53 (доб. 115)

О компании:

Основана в 1988г. Основным видом деятельности компании является реализация и производство изделий медицинского назначения (в основном это пластиковые одноразовые лабораторные изделия, часть из них отнесена к важнейшей и жизненно необходимой медицинской технике).

Средняя численность сотрудников — 60 человек.

Сайт компании http://www.hemltd.ru